[BƯỚC 2: PHÂN BỔ TIỀN ĐẦU TƯ]

Phần 1: Phân bổ tiền đầu tư.

Hầu hết các chủ đầu tư tay ngang thường ko biết sử dụng khoản tiền của mình hợp lý, cứ làm theo kiểu cuốn chiếu, đầu tư nhiều vào không gian rồi đến các hạng mục quan trọng khác lại bị đội vốn hoặc phải cắt giảm lọ kia, làm không tới dẫn đến khả năng cạnh tranh kém => thất bại ngay từ những bước đầu vận hành.

Trong bước 2 này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách phân bổ tiền ra các hạng mục quan trọng ngay từ đầu, đảm bảo hạng mục nào cũng phải làm đoàng hoàng, tránh phát sinh, giảm thiểu rủi ro kinh doanh.

Lưu ý là bài viết này chỉ chia sẻ kinh nghiệm áp dụng cho mô hình bán tại quán, bán mang đi và bán online thì kinh nghiệm mình còn kém.

Những hãng mục quan trọng và theo thứ tự như sau:

1. Chi phí cho mặt bằng 6 tháng đầu.

Kinh nghiệm của mình là số tiền đóng cho 7 tháng (đóng 6 cọc 1) không nên vượt quá 25% tổng vốn đầu tư. Nếu còn thừa thì cũng để riêng để chạy quảng cáo và dự phòng, không dùng vào việc khác.

VD: Tổng vốn đầu tư có 200tr muốn mở 1 quán café thì:

Tiền thuê tối đa = 200tr x 25% : 7 ≈ 7tr

Tại sao lại là con số 25%, để tăng khả năng cạnh tranh, giảm thiểu rủi ro thì chúng ta cần làm tốt tất cả các hạng mục từ vị trí mặt bằng, không gian trải nghiệm, chất lượng sản phẩm...chứ không phải chỉ cần mỗi mặt bằng không, vì vậy mà cần cân bằng giữa các yếu tố, tránh tình trạng 1 yếu tố vượt trội còn các yếu tố khác lại không tốt.

Nếu chi số tiền quá lớn để lấy mặt bằng đẹp, rộng hơn rồi khoản tiền còn lại chỉ đủ để xây dựng không gian qua loa, chất lượng sản phẩm cũng ko được đầu tư trau truốt, nhân viên không được đào tạo cẩn thận, không chạy quảng cáo...thì cái quán nó chẳng ra đâu vào đâu cả, kể cả có khách thời gian đầu thì chỉ cần 1 quán khác mọc lên gần là lập tức mất khách. Vì vậy, kinh nghiệm của mình là chỉ nên chi 25% tổng tiền đầu tư cho thuê mặt bằng là phù hợp nhất.

2. Chi phí dự phòng và chạy quảng cáo.

Thường là 10 – 15% tổng tiền đầu tư, tùy vào tập khách mình hướng tới có cần phải chạy quảng cáo nhiều không.

Ví dụ:

Với quán hướng tới khách văn phòng, khách lớn tuổi thì mặt bằng ta thuê sẽ cần điểm đẹp sẵn, tiền chi cho thuê mặt bằng đạt mốc 25% đổi lại ta sẽ ko phải quảng cáo nhiều, nên chỉ cần để ra 10% để dự phòng và quảng cáo nhẹ là đủ.

Còn với tệp khách trẻ ta lại cần quảng cáo nhiều thì sẽ chi 15%, có thể thuê mặt bằng trong ngõ dễ tìm, sẽ tiết kiệm đc 1 phần tiền từ mặt bằng + thêm 15% tiền đầu tư nữa thì đủ để chạy quảng cáo facebook liên tục trong vài tháng đầu.

Cụ thể nên chạy quảng cáo như thế nào thì mình sẽ chia sẻ ở BƯỚC 3.

3. Chi phí thuê setup vận hành (không bao gồm công thiết kế thi công nội, ngoại thất).

Là khoản chi để thuê setup menu, thiết kế quầy pha chế, quy trình vận hành, đào tạo nhân viên.

Với mình thì hạng mục này chi từ 5 – 8% là phù hợp, càng đầu tư nhiều thì sẽ chi ít % hơn. Đến đây chắc sẽ có 1 số bạn đầu tư ít thì nghĩ rẻ quá, còn các bạn đầu tư nhiều lại thấy sao chi nhiều thế, thì mình sẽ chia sẻ để các bạn sử dụng khoản tiền này cho đúng mục đích, tránh tình trạng chi tiền setup xong xuôi xong, cuối cùng nhìn lại thấy mình bỏ ra số tiền quá lớn để mua lại mỗi cái menu.

Trong kinh doanh quán café, nếu đã thuê setup, các bạn đừng quan trọng hóa quá nhiều vào cái menu, bảng công thức hay quy trình vận hành trên giấy, vì các bạn đã chi tiền để test chán chê rồi mới đưa ra công thức, menu cuối cùng. Điều quan trọng hơn cả là trải nghiệm bán hàng thực tế, một khi mở bán và áp các quy trình được đào tạo từ trước vào thì chắc chắn sẽ còn rất nhiều vấn đề tồn đọng cần giải quyết, quy mô càng lớn thì vận hành càng xảy ra nhiều vấn đề, lúc này cái các bạn cần không phải là đến setup đào tạo vài hôm, hỗ trợ chạy thử + khai trương vài hôm rồi lượn mà các bạn cần có người đồng hành trực tiếp hướng dẫn, giúp các bạn giải quyết các vấn đề đó, khoảng thời gian đầu là rất quan trọng.

Thời gian đi làm thuê của mình đã tiếp xúc với 4 quán đều setup kiểu mang con bỏ chợ, cho cái bản vẽ, mua đồ rồi đến đào tạo và hỗ trợ vài buổi là rút quân, còn bao nhiêu vấn đề chủ quán và nhân viên phải tự giải quyết, chủ không có kinh nghiệm, nhân viên thì toàn mới, quán mất khách.

Với mình, quy mô càng lớn thì càng cần đội setup take care lâu, việc order, tính tiền, đi đồ, pha đồ với các quán đông nhân viên, diện tích rộng, phân nhiều khu hoặc nhiều tầng rất dễ loạn, xảy ra sai lầm rất nhiều, vỡ trận rồi loạn order, đồ ra lâu, pha nhầm, đi nhầm bàn...mất khách. Vì thế lời khuyên của mình là các bạn đừng bao giờ bỏ số tiền lớn ra chỉ để lên menu, training nhân viên, chạy thử vài buổi. Chi số tiền vừa phải cho cái menu, còn lại sẽ dùng để thuê giảng viên ở trung tâm setup về quản lý quán thời gian đầu cho mình, thời gian bao lâu thì tùy vào mô hình lớn hay nhỏ.

Một vài ví dụ cụ thể:

+ Với vốn đầu tư 100tr, mình mở mô hình bán xe đẩy, quán nhỏ, kết hợp cả ngồi tại quán và bán mang về, menu của mình chỉ hơn chục món, mình sẽ chi tối đa 8tr (8%) cho việc setup. Bỏ ra khoảng 3 - 4tr để học pha chế tập trung vào các món mình bán thôi, số tiền còn lại sẽ mua nvl về để tập pha đi pha lại tại nhà đến khi quen, hoặc nếu thuê nhân viên thì sẽ cho nhân viên thực hành vài lần mỗi món, như vậy là thoải mái vận hành.

+ Với vốn đầu tư 300tr, mình mở mô hình café truyền thống cho dân văn phòng, dân cư sinh sống xung quanh. Số tiền chi setup sẽ là 18tr (6%). Mình sẽ thuê 1 bạn bar trưởng, sau đó chi khoảng 8tr để mình và bạn đó cùng đi học pha chế tại 1 trung tâm phù hợp mô hình mình. Bạn bar trưởng sẽ phụ trách chốt menu, lên danh sách các máy móc, nguyên liệu cần và sẽ trực tiếp đào tạo nhân viên pha chế. Số tiền 10tr còn lại mình sẽ thuê 1 giảng viên bên trung tâm về hỗ trợ vận hành trong 7 – 10 ngày đầu quán bắt đầu mở bán (có mặt trong giờ đông khách), trong thời gian này bạn bar trưởng sẽ tiếp tục học hỏi cách vận hành, giải quyết vấn đề từ giảng viên trung tâm để về sau giúp quán mình vận hành ổn định.

+ Với quán đầu tư 2 tỷ, mình sẽ chi tiền setup, vận hành quầy là 100tr (5%), lưu ý là số tiền này chưa bao gồm thiết kế nội, ngoại thất hay thi công gì cả, bình thường nếu setup từ a – z cả nội, ngoại thất thì số tiền 100tr là nhỏ. Mình sẽ chi 30tr để bên đội setup lên bản vẽ quầy, danh sách dụng cụ đồ mua, menu, quy trình vận hành các bộ phận và đến đào tạo trực tiếp trong 3 – 4 buổi tại cửa hàng. Số tiền 70tr còn lại sẽ thuê bên setup cử ra 1 bạn giảng viên đến quản lý quán trong 2 – 2,5 tháng đầu, với điều kiện là trong 1 tháng đầu ngày nào cũng phải có mặt ở các giờ đông khách, từ tháng sau có thể rút dần thời gian xuống.

Khoảng thời gian đầu mở quán là cực kỳ quan trọng, hãy chia khoản tiền setup của mình ra thành 2 phần, phần nhỏ chi cho menu, công thức, phần lớn chi thuê bên setup quản lý. Cố gắng tìm cho mình 1 đội setup hỗ trợ quán càng lâu dài càng tốt.

4. Chi phí thi công, máy móc, dụng cụ, nvl quầy pha chế.

Đây là khoản chi mà hầu như chủ đầu tư tay ngang nào cũng ko tính trước được, dẫn đến khi xây dựng quán xong, bắt đầu setup đến quầy thì kinh phí lại bị thiếu phải cắt giảm đủ thứ, những máy móc quan trọng lại phải mua đồ thanh lý mà ko biết test máy làm mất mỹ quan, giảm công năng, thậm chí còn bị cắt giảm bớt menu, cắt giảm thời gian đào tạo nhân viên, thực hành ít, xong lại phải vội vội mở bán, rủi ro sẽ cao.

Mình đã tổng hợp file (Link chi tiết https://bit.ly/36WxSXH ) gồm 17 trang tương ứng 17 option lựa chọn từ vốn đầu tư 100tr đến trên 2 tỷ, có cả mô hình café và trà sữa riêng, thống kê tất tần tật các máy móc, vật dụng, nvl, phần mềm, đồng phục...liên quan đến quầy pha chế. Các bạn tải về theo links mình để bên dưới để biết chi phí chi cho việc setup quầy là bao nhiêu, để riêng khoản tiền đó ko dùng tới.

- Lưu ý, chi phí mình liệt kê trong file áp dụng cho các quán có menu đồ uống cơ bản + một vài đồ signature. Với các mô hình chuyên sâu về café, trà hoặc đồ uống hanmade thì chi phí sẽ lớn hơn rất nhiều (tiền tỷ chỉ riêng máy móc), cần liên hệ bên tư vấn setup ngay khi thuê được mặt bằng.

- Giải thích con số 60% trong phần tính hao mòn máy móc, nội thất ở BƯỚC 1:

Trừ 3 khoản chi cho mặt bằng, thuê đội setup, dự phòng chạy quảng cáo là không thất thoát thì số tiền còn lại chủ yếu là chi cho máy móc, dụng cụ, xây dựng, đồ nội thất là những thứ hao mòn theo thời gian. Mà 3 khoản phía trên thấp nhất cũng chiếm 40% (25% mặt bằng + 10% quảng cáo + 5% thuê setup), vậy khoản cao nhất để chi cho những thứ hao mòn là 60% và hao hết trong 5 năm (60 tháng) nên ta mới có công thức tính hao mòn hàng tháng như VD ở BƯỚC 1.

5. Chi phí xây dựng không gian và các khoản khác

Sau khi đã tính được 4 khoản chi phía trên và để riêng ra chưa sử dụng đến, thì số tiền còn lại trước khi đầu tư vào xây dựng không gian thì sẽ ưu tiên sử dụng cho các việc sau:

- Làm luật với công an và các loại giấy phép.

- Điều hòa và quạt nếu có.

- Đi lại điện, nước, máy bơm nếu cần.

Cộng tất cả các chi phí trên để riêng ra, số tiền còn lại mới thuê bên thiết kế, thi công không gian, họ sẽ tư vấn cho mình làm được những gì với số tiền mình có. Như vậy chúng ta sẽ không bị đội vốn mà vẫn hoàn thành tất cả các hạng mục quan trọng.

Ví dụ:

Vẫn theo VD ở bài trước, với vốn đầu tư 200tr mình sẽ chia nhỏ khoản tiền như sau:

+ 25% chi thuê mặt bằng (50tr)

+ 10% dự phòng và quảng cáo (20tr)

+ 7,5% để thuê setup quầy (15tr)

+ Chi phí cho máy móc, quầy pha ... của mô hình quán café đầu tư 200tr tương ứng là 42,5tr (xem trong file đính kèm bên dưới).

+ Làm luật với phường 6 tháng đầu và 1 số giấy tờ: 8tr

+ Bổ sung thêm 3 cái quạt: 1tr

Tổng các hạng mục trên là 128,5tr, vậy 200tr này mình sẽ để riêng 130tr không dùng tới. 70tr còn lại sẽ chia đều cho diện tích kê bàn ghế là 60m2 (ko tính phần quầy pha và nhà vệ sinh) thì được khoảng 1,2tr/m2, kết hợp với việc trình bày ra ý tưởng, mong muốn của mình thì bên thi công sẽ đưa ra phương án phù hợp cho mình chọn.

Trường hợp các bạn muốn tự thiết kế và chỉ thuê thi công theo ý mình, thì các bạn trừ cả tiền bàn ghế và đèn đi trước, số tiền còn lại mới xem xây dựng, thi công như thế nào cho đẹp.

Các bạn phân bổ tiền đầu tư theo hướng dẫn của mình ở trên sẽ tránh được rủi ro đội vốn, rủi ro làm không tới nơi tới chốn. Nó cũng giúp các bạn phần nào trả lời câu hỏi cần bao nhiêu tiền để mở được quán.